Осем инструмента за Word, за които може би дори не подозирате

ПРОЧИСТЕТЕ ВАШИЯ ФАЙЛ
Преди да изпратите вашия файл на други потребители, проучете дали всички проследени поправки и скрити текстове в него са изтрити.

Спестете си време и усилия с помощта на следните удобни инструменти за работа с вашите документи от Word. Нийл Рубънкинг

Microsoft Word е пълен с инструменти, които могат да ви помогнат да работите по- бързо и по-ефективно – но само ако знаете как да ги използвате. Тук ще ви представим някои от тях, за да ви припомним какво може Word да прави за вас. Вероятно някои от тези инструменти са ви познати. Вероятно и вашият съсед познава някои други полезни инструменти от Word. Така че е време да научите нещо ново.

СВИЙТЕ ДОКУМЕНТА ДО ЕДНА СТРАНИЦА. Един документ, чиято последна страница е до голяма степен празна, си е чиста загуба на хартия и тонер за принтера – особено ако трябва да се отпечатат много копия от него. Освен това вашите писма ще изглеждат по-красиви, ако запълват добре страниците. Ако Print Preview ви покаже, че на последната страница почти няма текст, щракнете върху бутона Shrink to Fit (в Word 2003) или върху Shrink One Page (в Word 2007). Word ще извърши настройка на шрифтовете в документа, за да може да го събере на една страница. Не харесвате получения резултат? Натиснете Ctrl-Z, за да отмените действието.

ИЗВЪРШВАЙТЕ ИЗЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦИТЕ. Разбира се, можете да вграждате работни таблици от Excel в документ от Word, но ако ви се налага да направите само няколко прости изчисления, можете да използвате математическите способности на самия Word. Изберете клетка в най-долната част на колона в таблица и щракнете върху Formula в лентата (ribbon) Table Tools Layout (инструменти за таблици) (в Word 2007) или изберете Formula в менюто Table (в Word 2003). Word ще ви предложи =SUM(ABOVE) (сумиране на всички стойности в колоната), но можете да изберете измежду десетки други функции. За да работите с клетките в дадена посока, освен че можете да избирате измежду ABOVE (отгоре), BELOW (отдолу), LEFT (отляво) и RIGHT (отдясно), можете да правите отправка и към отделни клетки или области както в Excel – например чрез =AVERAGE(A1:C3).

ИЗПРАЩАЙТЕ ЦИРКУЛЯРНИ ДОКУМЕНТИ ПО ЕЛЕКТРОННАТА ПОЩА. Специалните форми и пликове за пращане на циркулярни документи съществуват от дълго време, но днес може да ви се наложи да пратите едно електронно съобщение на група от хора, с които си кореспондирате. Това не е проблем, защото познатият инструмент за циркулярна поща (mail merge) в Word може да изпраща и електронни съобщения. В Word 2007 напишете вашето писмо, щракнете върху Finish&Merge в лентата и от менюто изберете Send E-mail messages. В Word 2003 в най-първата стъпка в съветника Mail merge изберете E-mail messages. И в двата случая ще ви бъде напомнено да въведете тема (subject) на съобщението, както и да попълните полето с данни, в което се съхраняват електронните адреси на получателите.

СРАВНЯВАНЕ НА ДВА ДОКУМЕНТА. Вашият най-нов клиент току-що е върнал файл с редактирана версия на предложен от вас договор, но не е отбелязал промените, които е направил. Дали пък не иска да ви подведе чрез някои промени, които се старае да скрие от вас? Вместо да се мъчите да гледате ред по ред и буква по буква стария и новия документ, накарайте Word да открие разликите между тях. В Word 2003 отворете стария документ, изберете Compare and Merge Documents (сравняване и обединяване на документи) от менюто Tools и изберете новия документ. В Word 2007 изберете Compare|Compare (сравни) от лентата Review и изберете стария и новия документи.

ИНСПЕКТОР ЗА ДОКУМЕНТИ. Вашите документи от Word 2007 може би съдържат много повече информация, отколкото подозирате – проследени поправки, коментари, скрит текст, специални свойства (private properties) и др. Разпространяването на документ, съдържащ подобни данни, може да е опасно. За да сте сигурни, че не издавате твърде много неща чрез даден документ от Word 2007, щракнете върху бутона Office, който се намира горе вляво, посочете Prepare (приготви) и в менюто, което ще се появи, и щракнете върху Inspect Document (проучи документа). В Word 2003 няма еквивалентна функция, но можете да извършите подобна проверка с помощта на страницата Security (сигурност) в диалоговия прозорец Options. Поставете отметки в полетата срещу опциите „Remove personal information from file properties“ (премахни личната информация от свойствата на файла) и „Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments“ (предупреди, преди да отпечаташ, запишеш или изпратиш файл, който съдържа проследени поправки или коментари).

ВГРАДЕН ПРЕВОДАЧ. Таблото Research (изследване) както в Word 2007, така и в Word 2003 съдържа опция за превод на избран текст или цял документ от един език на друг. Този инструмент би бил по-полезен, ако се опитвате да разберете (приблизително) смисъла на някой документ, написан на чужд език, отколкото ако искате да съобщите своите мисли на хора, които не говорят вашия език. За да видите защо, преведете няколко изречения от вашия на друг език и обратно.

СЪЗДАВАЙТЕ КРАСИВИ УРАВНЕНИЯ. Разбира се, бихте могли да напишете „електрическото поле се равнява на единица върху специфичната електропроводимост, умножено по плътността на електрическия ток“, но бихте могли да напишете същото уравнение много по-красиво и по-кратко. За да вмъкнете уравнение в Word 2007, от лентата Insert изберете Equation|Insert New Equation, използвайте инструментите от лентата Equation Design, която ще се появи. В Word 2003 въвеждането на уравнение се извършва по малко по-странен начин. Изберете Insert|Object в лентата с менюта, изберете Microsoft Equation 3.0 и щракнете върху OK, след това използвайте лентата с инструменти Equation (уравнение) която ще се появи.

ИЗПОЛЗВАЙТЕ АВТОМАТИЧНИ МАТЕМАТИЧЕСКИ КОРЕКЦИИ (само в Word 2007). Всички тези красиви математически символи са достъпни и извън лентата с инструменти Equation Design. Достатъчно е да щракнете върху бутона Office, горе вляво, щракнете върху Word Options, изберете Proofing, щракнете върху AutoCorrect Options и поставете отметка в полето срещу „Use Math AutoCorrect rules outside of math regions“. (Използвайте правилата на Math AutoCorrect извън математическите формули). Сега вече можете да въведете \int, за да въведете символа за интеграл или дори да въведете \quadratic, за да въведете цяло квадратно уравнение