Бързо въвеждане на данни в Excel

Може би най-простият пример е инструментът Fill list (попълване на списък) на Excel, който дава възможност автоматично да въвеждате дните на седмицата, месеца или годината. Достатъчно е да въведете един елемент – например „Януари“, в дадена клетка и да натиснете Enter. Щракнете върху клетката, за да я изберете, и ще видите, че на екрана се появява малко квадратче (което носи името „дръжка за попълване“ (fill handle)) – в най-долния десен ъгъл. Когато задържите курсора на мишката над дръжката за попълване, той се превръща в знака плюс. В този момент можете да щракнете върху него и да провлачите курсора, за да създадете останалите елементи в последователност. Ако провлачите по посока надолу и надясно (или наляво и нагоре), можете да създадете следващите месеци последователно. Появява се балонче със съвет (tool tip), в което е описан текстът, който ще бъде въведен в клетката, ако отпуснете левия бутон на мишката. Така ви се спестява усилието да броите клетките, върху които провлачвате курсора.
Можете да започнете с въвеждането на годината. Същата техника работи и по отношение на дните на седмицата. Освен това можете да използвате съкращения за дните от седмицата (Mon, Tue, Wed и т.н.) или за месеците (Jan, Feb, Mar). Това е един начин за ускоряване въвеждането на данни, но не е единственият. Ето някои други техники. – Хелън Брадли
ОСНОВНИ ЧИСЛА
Excel може да въведе последователни числа вместо вас, ако вие въведете първите две от поредицата (ако не въведете първите две числа, Excel просто копира въведената стойност в първата клетка). Например, ако въведете в две съседни клетки 2001 и 2002 и след това изберете тези две клетки, провлачите дръжката за попълване, Excel създава линейна поредица от числата 2001, 2002, 2003, 2004 и т.н. А ако въведете числата 2 и 4, Excel ще създаде поредицата 2, 4, 6, 8 и т.н. А ако въведете дата и провлачите дръжката за попълване, Excel я приема за линейна поредица и във всяка следваща клетка въвежда следващата дата. А ако въведете различни месеци – например March, May, July – Excel ще продължи по този образец.
Ако задържите десния бутон на мишката, докато провлачвате дръжката за попълване, след отпускането на бутона се появява меню, в което можете да изберете дните на седмицата ,месеци или години вместо датите.

СПЕЦИАЛНИ СПИСЪЦИ
Също като месеците и дните на седмицата можете да създавате подобни списъци за автоматично попълване, настроени по ваше желание. Щракнете върху бутона Office и изберете Excel|Options|Popular|Edit Custom Lists, за да извикате диалоговия прозорец Custom List (списък по желание). Можете да копирате списък от електронна таблица или да щракнете върху New List, да въведете един по един елементите на списъка в прозореца, който носи напълно подходящото име List. Щракнете върху Add, за да добавите списъка, и двукратно върху OK, за да завършите. Сега въведете който и да било елемент от вашия списък в друга клетка и провлачете дръжката за попълване, за да създадете същата последователност.

ПО-СЛОЖНИ ПОСЛЕДОВАТЕЛНОСТИ
За да създадете нелинейна числова редица, въведете първата стойност на тази редица, щракнете с десния бутон на мишката и провлачете дръжката за попълване. Когато се появи менюто Context, изберете Series (редица), за да отворите диалоговия прозорец Series. Тук например можете да зададете редица с нарастване с помощта на инструмента Growth (нарастване). За да опитате как работи този механизъм, въведете в една клетка числото 1, щракнете с десния бутон на мишката и провлачете; после изберете Series|Growth и задайте стъпка 2. Накрая щракнете върху OK. Така създадохте редица, в която всяко следващо число се равнява на предишното, умножено по две.

С ЛЕКОТАТА И УДОБСТВОТО НА ПАДАЩО МЕНЮ
Падащият списък е удобен, когато имате набор от опции, от които искате вашият потребител да избере. Така е по-удобно и се избягват печатните грешки. Отворете нова таблица и въведете името на списъка в полето Names (имена), отляво в лентата за формули. В нова работна таблица изберете клетките, в които трябва да се появят данните. Щракнете върху страницата Data в Ribbon и изберете Data Validation (потвърждение на данните). От страницата Settings (настройки), изберете Allow|List и в полето Source (източник) напишете = и наименованието, което дадохте на избрания списък (например =employees). Щракнете върху OK. Отсега нататък, когато щракнете върху дадена клетка, можете да изберете елемента на тази клетка от падащия списък.

ФОРМИ
Бутонът Form не е включен в Ribbon интерфейса на Excel 2007, но може да го добавите в Quick Launch лентата. Щракнете бутона Office, изберете Excel Options | Customize и от списъка Choose commands from list изберете Commands Not in the Ribbon. Потърсете и изберете командата Form. Щракнете върху Add и след това OK. За да видите Form, щракнете върху таблица с данни и щракнете бутона Form. Можете сега да въведете данни във вашата таблица, ползвайки диалоговия прозорец на Form, което е по-бърз и по-удобен начин от навигирането из много голяма таблица.

Съвет за EXCEL
Пренаредете данни: Excel
Обичам да бърникам в Excel и да намирам нови решения на стари проблеми – за съжаление не винаги ги намирам навреме, за да ги ползвам, когато са ми нужни, но съм близо до този момент. Наскоро забелязах, че Text to Columns бутонът (намиращ се в Data лентата на Ribbon в Excel 2007 или в Data менюто на предишните версии) е чудесен начин да се раздели информацията в клетка за лесно повторно сортиране или преформатиране.
Например, ако имате списък от пълни имена (например Джон Смит) и искате да сортирате по фамилия, изберете клетките, разделете тяхното съдържание, използвайки Space ограничителя (разделяйки Джон в първата колона и Смит във втората) и сортирайте. Можете даже да оставите имената отделно или съединени. Както и да го направите, данните са много по-лесни за манипулация, когато Excel помогне със сортирането.

Съвет за Word
Пренаредете данни в Word
Таблиците са подобни на електронните таблици в Excel – не добри за сложни изчисления, но техните клетки могат да се манипулират по начин, познат от Excel. Можете да конвертирате текст към таблица, след това да сортирате по колони за по-фино сортиране (например разделяне на „Град, Община” на „Град”, „Община”), повторно сортиране, пренареждане и комбиниране. – SP